IT Anforderungen

STOP: Bevor Sie überhaupt darüber nachdenken, mit Word oder Excel Ihre Rechnungen zu schreiben, lesen Sie bitte die folgenden Zeilen. :-)

 

Was spricht gegen Software wie Word und Excel?

Im Grunde ist es ganz einfach - schreiben Sie keine Angebote, Rechnungen oder Lieferscheine mit Microsoft Word oder Excel. Warum? Word erinnert Sie nicht an eine ausstehende Zahlung, Ihr Mahnwesen bedarf also spätestens nach wenigen Jahren Tätigkeit viel blättern im Ordner. 

Word weiss übrigens auch nicht, welches die korrekte fortlaufende Rechnungsnummer oder Angebotsnummer ist - und das kann sehr wichtig werden. Der Prüfer vom Finanzamt möchte gerne lückenlos wissen, welches Rechnung Nr. 1 war und welche Rechnungen dann fortlaufend verwendet wurden. Nur so kann er überprüfen, ob mittendrin die eine oder andere Rechnung einfach verschwunden ist.

Also Fazit: Word ist für Schriftverkehr - Excel gerne für Kalkulationen (wenn Sie es beherrschen), für alles andere gibt es gute und günstige Alternativen.

 

Welche Software ist die richtige für meinen Betrieb?

Es gibt viele Optionen, die nicht einmal sehr teuer sein müssen. Im Handwerk kann es je nach Betriebsgröße sinnvoll sein, eine Software zu wählen, die gleich Aufmaße berechnen kann und eine Schnittstelle zu Ihrem Hauptlieferanten bietet. Mein Tipp: Fragen Sie z. B. bei Ihrem Lieferanten, welche Software zu den Artikeln des Lieferaanten kompatibel ist. Manchmal bieten Lieferanten auch eigene Lösungen an, die Sie günstig mieten können.

Ich persönlich rate immer häufiger zu kleinen Online Lösungen, die je nach Nutzung und Bedarf monatliche Kosten verursachen, verbunden mit vielen Vorteilen in der Nutzung. Hier zwei Tipps:

- Fastbill (www.fastbill.de)

Die Software kostet ca. 9,00 € pro Monat und bietet dafür alles, was eine Fakturierungssoftware leisten muss. Artikeldatenbank, schnelle Rechnungserfassung, Lieferscheine, Angebote, usw. Sogar das Banking kann online mit Fastbill durchgeführt werden.

Klarer Vorteil: Sie haben keine Kosten für Updates und müssen sich nicht um die tägliche Datensicherung kümmern, ein Vorteil, der mit jedem Geschäftsjahr wichtiger wird.

- Papierkram (www.papierkram.de)

Papierkram ist sogar noch etwas günstiger, leistet nahezu das gleiche wie Fastbill. Lediglich die Aufmachung finde ich etwas umständlicher, aber das ist Geschmackssache.

Auch hier gilt: Keine Updates, keine Datensicherung, kein schneller PC erforderlich - und natürlich von jedem Internet fähigen PC aus zu nutzen.

 

Noch Fragen?

Kein Problem, fragen Sie uns einfach nach der geeigneten Software für Ihr Unternehmen. Wir sondieren häufig die vorhandenen Angebote am Markt und können Ihnen praktische Tipps für Ihre Hard- und Software geben.

Ein passendes Video zum Thema Software haben wir auch - klick